Al comenzar a trabajar en un proyecto de implementación de una solución SAP tipo Green Field, en el que se plantea una reimplementación de los procesos de negocios, es muy probable que nos encontremos con la disyuntiva de cómo encararlo.
Algo importante a saber es que SAP no solo cuenta con una plataforma sólida desde el punto de vista de la tecnología, si no que uno de los valores principales es que tiene definidos cientos y cientos de procesos de negocios que surgen de la experiencia adquirida con múltiples clientes de diferentes industrias y países.
Cada vez que SAP libera un nuevo release de un producto existente o una nueva aplicación funcional, generalmente está liberando también nuevas versiones de los procesos Best Practices asociados a las soluciones o aplicaciones.
Como especialistas en la cadena de herramientas ALM, ¿qué es lo que más observamos en los proyectos de nuestros clientes en relación con los procesos de negocios? Sin pretender hacer una lista exhaustiva, mencionamos algunos de los problemas más comunes:
- En la fase Discovery, las consultoras implementadoras se centran en definir aplicaciones y módulos a implementar, y no ponen foco en entender los procesos Best Practices. En general desconocen o no usan herramientas que están al alcance como SAP Signavio Best Practices Navigator (link), disponible en el SAP for Me. Consecuentemente el proyecto arranca sin unos de los pilares principales: un alcance definido en términos de procesos.
- Ya en la fase Prepare, se observa en muchos casos que hay un bajo nivel de involucramiento en la actividad de refinar el alcance inicialmente fijado en la fase anterior (si se hizo). Esto ocurre tanto por parte del cliente y de la consultora implementadora, como de los especialistas en procesos. En esta fase los PMs se focalizan, principalmente, en “organizar” el proyecto, definiendo cronogramas, entregables, reuniones de kick-off, pero no se pone foco en los procesos. De hecho, al final de la etapa cuando se definen los talleres de Fit-to-Standard la lista está incompleta, es difusa, no hay claridad y esto se arrastra a las fases siguientes.
- Los proyectos se organizan incluyendo más perfiles de consultor experto en customizing que en arquitectos de solución. Venimos observando que los consultores son recién asignados al proyecto en etapas finales de la fase Prepare, es decir, no participaron activamente en la definición de los procesos en alcance. Adicionalmente, vienen formados en la configuración funcional de los módulos, pero no necesariamente tienen un conocimiento funcional de los procesos de la industria. Hay pocos que realmente están preparados con una formación de Arquitecto de Solución, que pueden capturar con claridad la correcta definición de los procesos y que conocen su aplicación práctica en varias industrias.
- En la fase Explore, detectamos que, desde el punto de vista metodológico, no se respeta el concepto de talleres Fit-to-Standard: no se basan en procesos Best Practices, no se capturan requerimientos “delta” y consecuentemente se apartan del concepto básico de SAP Activate. En definitiva, se sigue trabajando siguiendo prácticas de la vieja metodología ASAP (que NO está vigente), construyendo “blueprints”. Se reproducen los procesos actuales de la empresa sin beneficiarse de las nuevas soluciones propuestas por SAP para esos mismos procesos. Esto luego impacta en las siguientes fases.
- Los consultores, al desconocer los procesos “Best Practices”, no están en condiciones de “explicar” a los clientes cómo son estos procesos, y por qué deben “atarse” al estándar. Por más que se declara en el inicio la adherencia al estándar (“pasión por el estándar”) a la primera presión por parte del usuario, abandonan el estándar y Explore se llena de “gaps” que requieren desarrollos complejos que luego hipotecan el mantenimiento y la migración posterior.
- Las consultoras implementadoras, en varias situaciones, afirman contar con “aceleradores” para la industria que van a permitir una implementación más ágil. Sin embargo, en la práctica, estos procesos son antiguos, y no están relacionados con la última versión del producto. En definitiva, se termina implementando los procesos con las transacciones SAP GUI porque se desconocen las nuevas aplicaciones FIORIS o soluciones innovadoras S/4HANA 2023 pero implementado como ERP 6.0 EHP0.
- Otro elemento que se repite en varios proyectos, es el caso donde las consultoras se resisten en usar las plataformas propuestas por SAP (Signavio + Cloud ALM) y proponen sus propias herramientas. Vimos casos que estas herramientas son antiguas, no flexibles, no integradas al ciclo completo de diseñar, construir, testear y desplegar como lo plantea actualmente SAP Activate. Usan herramientas que no están accediendo a la información actualizadas de Roadmaps y procesos Best Practices. Tampoco tienen previsto el proceso de mantenimiento posterior. En definitiva, hay que hacer una inversión adicional para migrar los contenidos post proyecto (o nunca) a la herramienta adecuada. Se pierde la inversión realizada en el proyecto y la oportunidad de innovación.
Las consecuencias de no usar SAP Best Practices
Muchas de las circunstancias arriba mencionadas suceden más de las veces que se cree, provocando consecuencias negativas en el proyecto del cliente. Estas consecuencias son:
- Falta de innovación por implementar procesos “antiguos”
- Multiplicidad de desarrollos que no serían necesarios si se comprendiera el estándar
- Mayores costos de desarrollos
- Proyectos más largos con escalamientos
- Testing más complejo
- Soluciones implementadas con mayor costo de mantenimiento
- Dificultades en la aplicación de los upgrades o cambios de versión.
En un blog posterior presentaremos cómo debiera ser la mecánica de trabajo considerando las herramientas ALM que SAP proporciona: SAP Signavio Process Manager y Cloud ALM-Implementation